Просрочка начинается после точного срока исполнения
Сопоставьте договор, техническую спецификацию, график, заявку заказчика и дополнительные соглашения. Если исполнение зависит от передачи площадки, исходных данных или доступа, зафиксируйте выполнение встречной обязанности. Плановая дата в переписке не всегда меняет договорный срок.
База должна соответствовать просроченной части
Разделите партии, этапы, акты и оплаты. Не начисляйте пеню на уже принятый товар или весь договор, если задержан отдельный объем и договор не устанавливает иное допустимое правило. Расчет оформите по дням и событиям.
Причина задержки подтверждается своевременными уведомлениями
Поставщик должен документировать препятствие, его влияние и меры снижения последствий, а не ссылаться на него после претензии. Обычная нехватка денег или сбой субподрядчика не становится форс-мажором автоматически. Действия заказчика анализируются отдельно.
Удержание из оплаты не закрывает спор
Попросите акт сверки, формулу, период и основание зачета. Возражение направляйте до подписания документа без замечаний, но не прекращайте бесспорное исполнение. Проверьте соразмерность, предел санкции и риск последующих требований о включении в реестр.
Пример структуры помесячного или подневного расчета
В первой колонке укажите обязательство и договорный срок, затем фактическое событие, количество дней, стоимость просроченной части, ставку и результат. Отдельной строкой отражайте частичную приемку, приостановление и дополнительное соглашение. Приложите ссылку на подтверждающий документ к каждой дате. Такой расчет позволяет увидеть, не продолжается ли начисление после исполнения и не применяется ли ставка к объему, который заказчик уже принял без замечаний.
Как доказать задержку со стороны заказчика
Сохраняйте запрос исходных данных, график доступа, пропуска сотрудников, письма о готовности к приемке и сообщения о невозможности работать. В уведомлении показывайте не только отсутствие действия заказчика, но и его влияние на критический путь: какой этап остановлен и почему его нельзя перенести. Продолжайте выполнять независимые задачи и предлагайте способ минимизации. Пассивное ожидание может привести к выводу, что поставщик сам не предпринимал разумных мер.