Сначала соберите непрерывную цепочку обязательства
Договор, заказ, накладная, акт, счет, переписка и частичная оплата должны показывать, что именно получил должник и когда наступил срок платежа. Устраните расхождения в наименованиях, суммах и подписантах до отправки претензии.
Разделите основной долг и дополнительные начисления
В отдельной таблице укажите документ, дату, сумму, оплату и остаток. Неустойку и проценты рассчитывайте по применимому основанию, периоду и пределам, не смешивая разные меры за одно последствие без анализа. Приложите формулу, понятную без бухгалтерской программы.
Выполните согласованный порядок буквально
Проверьте адрес, электронный канал, получателя, язык, приложения и срок ответа. Если договор требует оригинал или конкретный способ доставки, используйте его. Одновременно можно направить копию по рабочим каналам, но доказательство предусмотренной доставки должно сохраниться.
Претензия должна готовить дело, а не только пугать
Изложите факты кратко, сформулируйте сумму, реквизиты, срок и дальнейшие действия. Не обещайте меры, которые не будут предприняты. Ответ должника используйте для фиксации признанных фактов, возражений и предложения обеспечения или графика платежа.
Реестр первичных документов по задолженности
Для каждой поставки или услуги создайте строку с заказом, накладной или актом, счетом, договорным сроком, оплатой и остатком. Отметьте подпись, электронное подтверждение и возражения должника. Если акта нет, добавьте доказательства передачи и использования результата. Итог реестра должен совпадать с бухгалтерской сверкой. Расхождение между исковой суммой, счетом и актом — частая причина, по которой должник переводит простой долг в сложный спор.
Как оценить предложение о графике платежей
Проверьте признанную сумму, первоначальный взнос, даты, источник денег, обеспечение и последствия пропуска. Не предоставляйте длительную отсрочку только за устное обещание. В соглашении укажите распределение платежа между основным долгом и санкциями, сохранение обеспечения и ускорение остатка при новом дефолте. Сопоставьте график со сроком исковой давности и финансовым состоянием должника. Иногда быстрый иск безопаснее формальной рассрочки без активов.